Előző cikkünkben összegyűjtöttük a legfontosabb teendőket a koronavírus-helyzet kapcsán. Ha betartod azokat a tanácsokat, jelentősen csökkenteni fogod a cégen belüli fertőzés kockázatát. A mostani írásunkban inkább a hatékonyság növelésére tesszük a hangsúlyt, ha lehetővé teszitek az otthoni munkavégzést.
Otthoni munkavégzés? Ne aggódj!
Korábban beszéltünk róla, hogy a home office-tól egyáltalán nem kell megijedni. Egyre több vállalatnál alkalmazzák Magyarországon is. Bár van alapja az otthonról való munkavégzéssel kapcsolatos ellenérzéseknek, megfelelő menedzsmenttel nem fognak elmaradni a várt eredmények.
Ahhoz viszont, hogy ez hatékonyan és fenntarthatóan tudjon működni, nagyon fontos, hogy edukáld a munkatársakat. Értesd meg velük, hogy az otthoni munka lehetősége egy juttatás, hogy a munkanapjaikat kényelmesebben tölthessék. Emiatt tiszteletben kell tartaniuk a munkarendet. Fontos, hogy elérhetőek maradjanak otthonról is akár telefonon, akár e-mailben, illetve az is, hogy kellő támogatást kapjanak a feladatok elvégzéséhez.
Azt gondolhatod, hogy az otthonról dolgozó munkatársak egymással való együttműködése jelentősen romlik, de ez nem feltétlenül igaz. A megfelelő eszközök, körülmények és alkalmazások biztosításával fel se fog tűnni, hogy nem az irodában töltik a kollégáid a munkaidőt.
A cikkben bemutatásra kerülnek azok az alkalmazások, amelyek a kommunikációt segítik elő, a megfelelő szempontok szerint.
A klasszikus: Google Hangouts
Minden bizonnyal Gmail-alapú levelezést használtok a cégen belül, így a Google Hangouts kézenfekvő megoldás lehet.
A Hangouts egyik legnagyobb előnye, hogy megosztott képernyős hang- vagy videóhívást tesz lehetővé, így akár a teljes cég is részt vehet valós időben egy-egy virtuális konferencián. Talán mondanunk se kell, hogy teljesen kompatibilis minden Google-alkalmazással, így a Google Drive-ra feltöltött fájlokkal nagyon könnyű dolgozni. Emellett képernyőmegosztást is lehetővé tesz, így bármikor meg tudják egymás munkáját tekinteni a kollégák.
Amit még külön hasznosnak tartunk benne, az az, hogy a kiírt meetingeket egyből rögzíti a Google Naptárban is. Ez amellett, hogy értesítőkkel jelzi a kitűzött időpont közeledtét, könnyű belépést is nyújt. Csak egy kattintás csatlakozni a virtuális meetinghez, és máris mehet a munka!
Amire elsőre talán nem is gondolnál: Skype
A Skype mindenki fejében a távoli rokonokkal, barátokkal való kapcsolattartás első számú eszközeként maradt meg, különösen a Facebook előtti időkből.
Éppen emiatt senkinek sem kell majd bemutatni a felületet, ha végül a Skype mellett döntenél. Bár modernizálódott a kinézet az utóbbi években, az elhelyezés és a működés lényegi részei nem változtak.
Ami viszont újdonság lehet, az az, hogy számos munkabarát megoldással bővítették a repertoárt. Amellett, hogy akár 250 fős virtuális konferenciák levezénylésére is alkalmas, számos prezentációs kelléket támogat. Többek között lehetővé teszi a Powerpoint-prezik közvetítését, megosztását a hívásban résztvevőkkel, de még virtuális táblát és szavazásokat is biztosít. Ha pedig bárki kimaradna egy fontos hívásból, az egész megbeszélést pár kattintás felvenni, hogy aztán behozhassák a hiányzók a lemaradást.
Egy kevésbé ismert név: Zoom
A Zoom egy felhő alapú videókonferencia szoftver, amit kifejezetten az otthoni, esetleg más városban / országban dolgozó kollégák támogatására fejlesztettek. Amellett, hogy az USA-ban az 500 főnél kisebb vállalatok körében a legnépszerűbb eszköz, itthon is egyre többen használják – nem csak céges meetingekhez, de még állásinterjúkhoz is!
A Hangoutshoz hasonlóan a Zoom sem igényel telepítést / letöltést ahhoz, hogy valaki csatlakozhasson egy virtuális meetinghez, nem csak laptopról, hanem telefonról is könnyen, problémamentesen használható.
A Zoom támogatja a leginkább a komplexebb kialakítást is, az egyik legnépszerűbb funkciójuk a Zoom Room fantázianévre hallgat. Ez lényegében egy olyan speciálisan kialakított tárgyalót jelent, ahol megfelelő TV-képernyőkkel, hangtechnikával és egy vezérlőpultnak használt tablettel támogatják a megbeszélések hatékonyságát.
A Zoom egyébként, a másik két platformhoz hasonlóan szintén lehetővé teszi a képernyőmegosztást, hogy könnyen hozzá lehessen férni bárki kijelzőjéhez, munkájához, amikor szükség van rá.
Összegzésképp
A cikkünknek nem az a célja, hogy akármelyik platformot is jobbnak tituláljuk a másiknál, mivel ez a cég jellegétől, a használt eszközöktől és a munkatársak szokásaitól is erősen függ. Ha minden dokumentumot Google Drive-on tároltok, az időpontjaitokat a Google Naptárban rögzítitek, és a levelezéseiteket is a Gmailen végzitek, érdemes lehet a Google Hangouts mellett dönteni, hiszen már mindenki ismeri és rendszeresen kezeli is a felületet.
Ha például nem függötök ennyire a Google portfóliójától, és a kollégák nagy része jól ismeri a Skype-ot, ráadásul prezentációkat is szoktatok a meetingekre vinni, a Skype is jó megoldás lehet.
Persze az a lehetőség is fennállhat, hogy a cég méretéből, adottságaiból kifolyólag szívesen kipróbálnátok valami újat, esetleg rendelkezésre áll minden eszköz ahhoz, hogy berendezzetek egy virtuális konferenciák lebonyolítására alkalmas tárgyalót. Ebben az esetben bátorkodhattok a Zoom kipróbálásával is – bár valószínűleg a legtöbb munkatárs számára ismeretlen lesz a felület, de hidd el: könnyen tanulható!
Ha pedig nem akarnál egyedül egy ilyen átfogó döntést hozni, nyugodtan mutasd meg a cikkünket a munkatársaidnak is, és engedd, hogy a demokrácia jegyében közös szavazással válasszátok ki a számotokra legmegfelelőbbet!
